Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo
En los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, es decir, el capital intelectual de la organización, por lo tanto resulta necesario estructurar un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo con un panorama administrativo, legal, histórico y confidencial, que permita asegurar que la información y la memoria histórica de la entidad se conservan con fidelidad. Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos se define Gestión Documental como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. Es así, como un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo tiene una función muy importante, ya que permite la localización y utilización oportuna y efectiva de la documentación, convirtiéndose en una herramienta que determina de forma clara y sencilla los pasos que se deben seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta, así mismo, presta apoyo en orientación a la gestión administrativa y a los aspectos legales, de la misma manera, permite la implementación de procedimientos archivísticos. Nuestro Subsistema se establece a partir de los ochos procesos de un Programa de Gestión Documental tales como:
- Producción
- Recepción
- Distribución
- Tramite
- Organización
- Conservación
- Disposición final